税務

【電子帳簿保存法改正】詳しく分かりやすく要件や保存方法について解説します!

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今回は、以前記事にした「電子帳簿保存法」について、少し踏み込んで解説します。

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令和3年度の税制改正において、「電子帳簿保存法」の見直しが行われました。
1998年に制定されて以降、何度か改定が行われてきましたが、要件が厳しい部分が残っており、導入が難しい点でもありました。

今回の大幅な改定により、更なる電子データ保存の利便性が見込まれ、業務の効率化やペーパレス化、テレワークの推進が期待されます。

2022年1月より施行されますので、内容をしっかりと理解しておきましょう。

電子帳簿保存法とは?

電子帳簿保存法とは、紙媒体での保存を義務付けられていた帳簿や書類(国税関係帳簿書類)について、電子データで保存することを認めた法律です。

「電子保存とスキャナ保存の違い」3つの区分

電子帳簿保存法上での電子データ保存は、下記の3つに区分されています。
電子保存とスキャナ保存の違いについて確認してみてください。

●電子帳簿等保存
電子的に作成した会計データ帳簿や書類をそのままデータで保存する方法(電子保存)です。会計ソフトで作成した、帳簿や決算関係書類などがこれにあたります。

●スキャナ保存
紙で受領した請求書等の証憑類を、画像データにして保存する方法です。
※帳簿や決算書類のスキャナ保存は認められていませんので注意しましょう。

●電子取引
電子的に授受した取引情報をデータで保存する方法です。
ネットからのダウンロードや、メールで授受したものがこれにあたります。

電子保存とスキャナ保存:保存可能な書類とは?

【電子保存で保存可能な書類】
・総勘定元帳、仕訳帳などの国税関係帳簿書類や決算関係書類
※国税関係帳簿書類や決算関係書類のスキャナ保存は不可
・見積書、請求書等の証憑類
・電子契約データ、メールデータ

※また、手書きで作成した書類や証憑類は対象となりませんので注意しましょう。

【スキャナ保存で保存可能な書類】
契約書、領収書、請求書、レシート、見積書、契約書、納品書などの受領証憑類

※帳簿や決算書類のスキャナ保存は認められていませんので注意しましょう

電子帳簿保存法改定後の保存要件のポイント

今回の改定での改正点は大きく分けて4点あります。
こちらは以前も触れましたが、もう一度一緒に確認していきましょう。

①所轄税務署長の事前承認制度の廃止

これまでは、電子保存開始の3ヵ月前までに所轄税務署に申請し、事前承認を受ける必要がありましたが、不要となりました。

適用開始時期は??

●帳簿の場合:令和4年1月以降に開始する事業年度から
●スキャナ保存:令和4年1月以降に保存を開始するデータから

※それ以前のデータについては、事前に申請をする必要があるので注意しましょう。

②過少申告加算税の軽減措置

国税関係帳簿について、「優良な電子帳簿」の要件を満たしている場合、過少申告加算税が5%軽減されます。ただし事前に軽減措置の適用の届出書を提出している場合で、令和4年1月1日以降の申告が対象となります。

参考:優良な電子帳簿の条件 国税庁パンフレット2P

③スキャナ保存の要件緩和

2022年1月から施行される「電子帳簿保存法」では、スキャナ保存の要件が緩和されました。緩和されたのは主に以下の5点となります。

①タイムタイムスタンプの付与期限が、最長約2ヶ月に延長されました。

②修正や削除の履歴が残るシステムを使用する場合、タイムスタンプの付与が不要となりました。

③受領者がスキャンする際の自署が不要になりました。

④データの検索要件が緩和され、「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3項目に限定されました。さらに、国税庁による質問検査権に基づく電子データのダウンロード要求に応じる場合は、検索要件が不要となります。

⑤適正事務処理要件が廃止されました。今まで、紙原本とスキャン画像が同一であることの確認や定期的な検査が必要でしたが、不要となりました。

④電子取引データの要件緩和

電子取引データに関しても、要件が緩和されました。
以下の3点を確認しておきましょう。

①スキャナ保存同様、タイムスタンプが緩和されました。

②スキャナ保存同様、検索要件が緩和されました。

③電子データで受け取った書類は、電子データでのみ保存が認められることになりました。これにより電子データで受け取った書類を、紙に印刷して保存することは認められなくなりました。

電子帳簿保存法:不正行為に対する罰則

要件が緩和され、導入しやすくなった電子帳簿保存法ですが、不正行為に対する罰則が設けられています。

もし、電子データを改ざんし不正な申告をした場合は、通常の重加算税に10%加算されます。要件を守り、正しい方法で保存、申告をしましょう。

電子保存へ移行して、業務を効率化しよう!


いかかでしたでしょうか。

紙媒体での保存から電子保存に移行することで、業務の効率化やペーパレス化、テレワークの推進が期待されます。今回の改正で要件が緩和されたことにより検討されている方も多いのではないでしょうか。

ただ前述したように、不正行為を行うと罰則を受けてしまう可能性があります。
うっかり「要件を満たしていなかった」ということがないように、2022年1月の施行に向けて準備を進めていきましょう。

参考:国税庁「電子帳簿保存法が改定されました」
参考:国税庁HP電子帳簿保存法関係

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