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税務

【会計事務所直伝】領収書の整理・まとめ方について

こんにちは、マクシブ総合会計事務所です。

 

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今回は、現金払いの領収書のまとめ方についてお話しします。
電子帳簿で保管する方法も注目されていますが、今回は現物を保管する方法をご紹介します。

実際に、弊社に経理代行を依頼する前は、「領収書のまとめ方がわからず四苦八苦していた」というクライアント様はとても多くいらっしゃいます。

本記事の内容を参考にして頂ければ、煩わしい帳票の整理整頓のコツがわかるので、ぜひお目通しください!

領収書の保管方法

現金で支払ったタクシー代、交際費、水道料金……日々の領収書はあっという間に溜まっていき、膨大な量となります。
細かい整理が苦手だという経営者の方もいらっしゃるかと思います。
下記に沿って、順番にまとめていきましょう!

① 領収書を1ヶ所にまとめる

まずは、現金で支払った領収書などを封筒やクリアファイルにまとめましょう。

② 利用内容ごとに分ける

どんな経費が多いかは法人・個人事業主それぞれだと思いますので、以下に例を挙げます。

交通費の領収書(タクシー代、駐車場代、ガソリン代など)
会議費の領収書(お茶・お菓子代、軽食代など)
交際費の領収書(飲食代、お土産代など)
水道光熱費の領収書(水道代、電気料金、ガス料金)

上記は一例ですが、このように内容ごとに別々にまとめると綺麗にまとまります。

③ 月別に分ける

次に、内容別に分けた領収書を、”月ごと”に分けましょう。
「3月分の経費」「4月分の経費」… と分けるだけで、後々の帳簿付けが驚くほど簡単になります。

上記の、①~③のような順序でまとめると、かなり綺麗にまとまります。

小さな領収書は紛失しやすいので、月ごとに分けてA4サイズの白紙にノリなどで貼り付けて保管すると、紛失を防げて一目で分かりやすくなるのでおすすめです。

面倒な領収書の整理は、代行業者に丸投げできる。

領収書は毎月発生し、整理するのにも膨大な時間を費やします。かと言って、そのために経理職を雇用すると、多額の人件費もかかってしまいます。

そんな時は、経理代行業者に経理回りの業務をアウトソーシングすることをお勧めします。毎月発生する領収書をクラウドにて共有したり、郵送するだけで、そちらを綺麗にまとめて整理してもらえます。
決算時にファイリングされて返却されるので、そのファイルを保管しておくだけでよいのでとても便利です。

経理回りの業務をアウトソーシングすることで、業務へ集中することが出来て、人件費の削減にもなります。

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最後に…

今回は、「領収書のまとめ方」についてご紹介しました。
領収書の整理には時間と手間がかかるので、こんなに細かくやってられないよ!という方も多いかと思います。

しかし、領収書を整理しておくと、税務調査が入った際や、過去の帳票を確認する際に慌てることがないので必ずやっておきましょう。

近年、経理代行サービスを導入する法人様がとても増えております。
「本業に専念したい!」「間接部門のコストカットがしたい!」などのお悩みを抱えているお客様には、ぜひ導入していただきたいサービスです。

弊社でももちろん承っておりますので、お悩みのお客様は初回の無料面談をぜひご予約ください!

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