こんにちは。マクシブ総合会計事務所です。
今回は会計ソフトによく出てくる「仕訳帳(仕訳日記帳)」「総勘定元帳」「試算表」について解説します。企業が行った取引はまず、「仕訳帳」に記載され、次に「総勘定元帳」に転記され、そして「試算表」が作成されます。
以下、各帳簿について詳しくみていきましょう。
まず、「仕訳帳(仕訳日記帳)」について解説します。「仕訳帳」とは、企業が行った全ての取引についての仕訳を日付順に記載した帳簿をいいます。
商品を販売した、パソコンを購入した、給与を支払った等、取引が発生したら、皆さんも日々会計ソフトに仕訳の入力を行っているかと思います。
「仕訳帳」のイメージとしては、そのすべての仕訳を1冊のノートにまとめたものになります。会計ソフトによっては、「仕訳“日記”帳」とありますが、日々の仕訳を日記のように全て記入していくイメージとなります。
次に「総勘定元帳」について解説します。
「総勘定元帳」とは、企業が行った全ての取引についての仕訳を勘定科目ごとに分類し記載した帳簿をいいます。
「総勘定元帳」のイメージとしては、日々の仕訳を全てまとめた「仕訳帳」から、勘定科目毎に1冊のノートにまとめたものとなります。
例えば、勘定科目の“旅費交通費”なら、「仕訳帳」から“旅費交通費”だけをピックアップし、新たに“旅費交通費”だけのノートを1冊作るイメージとなります。実務の場面でも勘定科目ごとで情報が収集されているため、決算の際にも非常に役に立ちます。
最後に「試算表」について解説します。
「試算表」とは、全ての勘定科目について、月末や期末時における借方又は貸方の残高を総勘定元帳より転記してまとめた一覧表をいいます。
「試算表」のイメージとしては、それぞれの勘定科目専用のノート(=「総勘定元帳」)から、それぞれの残高(合計額)のみを抜粋して、1枚のレジュメを作るイメージとなります。
「仕訳帳」との違いは仕訳を記載するのではなく、勘定科目毎に借方・貸方にいくらあるのか記入していきます。なお、表示の仕方によって、合計残高表・残高試算表・合計残高試算表があります。
「試算表」は実務的には、仕訳や計算のミスを確認する目的もありますが、決算書とは異なり短いスパンで経営状況の把握が可能となります。また、資金調達する際にも試算表が求められる場面があります。
たまに、上の画像のような伝票を見かける方(もしくは使用されている方)もいるかとは思いますので、この項目では伝票を解説したいと思います。
「仕訳帳」ではなく、伝票形式で仕訳を記録する方式を伝票会計といい、「入金伝票」は現金の入金に係る取引を記録するため、「出金伝票」は現金の出金に係る取引を記録するため、「振替伝票」は現金の入出金以外の取引を記録するために使用します。
「仕訳帳」は、最初の項目で仕訳を1冊のノートに記入するイメージとお伝えしました。
しかし会社規模によっては、1冊のノートだと複数人で使用する場合は不便となります。
そこで、付箋のイメージで伝票に仕訳の情報を記載し、伝票がある程度まとまったタイミングで「総勘定元帳」に転記するためにあるのが伝票の役割です。
いかがでしたか？
最後にまとめると次のようになります。
まず、取引が発生したら仕訳を行い「仕訳帳」にすべての仕訳を記入していきます。
次に「仕訳帳」から勘定科目ごとに「総勘定元帳」を作り、その残高をまとめると「試算表」の出来上がりです。
覚えてしまえば簡単な処理ですが、本業を行いながらの正確な帳簿付けはかなり難易度が高いといえます。
「仕訳帳」や「総勘定元帳」等の会計帳簿は会社法で原則10年間の保存期間が定められております。また、法律に限らず、過去の取引の確認や税務調査にも必要となりますので、正しい帳簿付けが推奨されます。
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監査法人トーマツに入社し会計監査及び株式公開支援業務に従事。その後、野村證券株式会社において資金調達やＭ＆Ａに関する財務戦略の提案業務を手掛け、また、ベアー・スターンズ証券東京支店では不動産融資及び証券化業務に携わる。
2008年に独立し、マクシブ総合会計事務所及びマクシブ・アドバイザーズ株式会社を立ち上げ代表に就任。